大阪市の整理収納アドバイザー長谷川つぐみです。
ファイリングシステム、導入完了！
ご自宅のサポートをご利用後、職場の片付けも並行してスタート。
今回は職場片付けの投稿です。
初回はご自宅からサポート
実は私、ツイッターしてます！今回はTwitterからのお問い合わせです。
私のプロフィールを見て、働く女性の支援をしているところに目を止めていただいたとか。
気恥ずかしいですがとっても嬉しいです。
初回お試し（ご自宅）
→初回お試し（職場）
→継続コース4回(職場)
→単発(ご自宅)
→追加1回(職場)
そう、初回訪問はご自宅なんです。(今回の投稿は職場のみです)
ご自宅で体験いただいてサポートがどういうものかを知っていただき、
これなら職場もお願いしたいという流れになりました。
全6回のスケジュール
職場へは合計6回訪問です。
・片付け（デスク周りと書籍）
・移転
・ファイリング（書類）
に取組みました。職場は大学の研究室です。
赤字がファイリングです。
初 回・デスク周り、
書類（全体把握と整理）
2回目・移転作業、本棚
3回目・本棚、書類(整理とフォルダ化)
4回目・書類(フォルダ化と厚み調整)
5回目・書類（厚み調整と追加書類）
訪問後管理表の作成
6回目・総仕上げ
デスク周り・本棚
書類ラベル貼付と設置
↓こちらが書類のビフォーです。
まずは本から｜分類は本≒書類
本棚はサイズ別収納からジャンル別に変更
不要になった専門書は研究中の先生にお譲りなどで手放し
同じ本でも改訂分すべてお持ちのものもあります。
改訂前の内容が必要なことがあるそうです。
士業の方のサポートをした時も同じことがありました。
家の本棚とは判断基準が違いますね。
本の量はほとんど変わらなかったので収納方法の見直しを。
手放すのが苦手なクライアントさんなのかな？一瞬思いました。
でも文献整理やご自宅の片付けの様子を見ている限り
苦手どころかとっても整理上手なクライアントさんです。
やはり研究者にとっての書籍は、これまでの功績そのもの。
特別な存在なのだなと感じましたよ。
ちなみにクライアントさんによると理系の先生は
本も書類も少ない傾向とのこと。とっても面白い話でした。
探し物の時間で研究時間が奪われるなんてことがないよう改善。
独自の分類番号かカラーで分けることも検討。
でも図書分類に詳しい先生で、独自の採番だと違和感とのこと。
結局、本棚には分類ごとに仕切りを入れることにしました。
書類整理で大量に不要になったクリアファイルがあったので
再利用して分類仕切りを先生ご自身で考案・手作りです。
学生さんたちも本を借りやすいようにと持ち出しプレートも用意。
返却の時に戻す場所を間違えるのも防ぎます。
そして、本の分類整理は後に書類整理の予習になりましたよ。
書類整理も同時進行
移転の時は片付けチャンスです。とってもいいタイミングでした。
書類は8割が研究論文のための参考文献でした。
整理していくと、同じ文献が複数出てきます。
それを1つにするだけでもかなりの量の削減！
情報を整理していると、必ず頭も整理されます。
ご自身のお仕事に対する思いの再確認もあったようです。
もともと「文献」と「それ以外」、「現在進行形の書類」と「保管資料」、
でざっくり分けられていた状態だったので、廃棄しつつ同時進行で分類の精査もしました。
「事務」「授業」「研究」「実績」に自然と分かれます。
特に研究に関する書類(文献)については量も膨大だったので
時間をかけてじっくり細分化していきました。
ご実績に関する書類は集まるほどに、ご活躍ぶりがうかがえます。
一度整理したつもりでも、どんどん更なる整理に切り込みます。
やっぱりこっちの仲間かも、タイトル変えよう、もうこれは必要ないかも…。
時間だけでなく体力的にも精神的にも大変な作業でしたが、仕事の効率化だけでなく、今後の各々の研究に対する向き合い方をも考え直す大切な時間だったのではないかと感じています。
「新しい論文が何本も書けそうです」そんな言葉もいただきましたよ。
廃棄書類のほんのほんの一部です。整理、本当に頑張ってくださいました。
ファイリングにドラマあり
ある日のサポート中、クライアントさんと私の会話。
必要・不必要→分類の作業をしている時のことです。
ク「最近、意気投合して友達になった方がいて〜。昨日もリモートでお会いして4時間もお話しちゃいました！！」
私「4時間も！！学生時代のようですね、楽しそう〜」
（クライアントさんの書類整理する手が止まる）
ク「ひゃ〜〜〜、コレみてください！」
手にはなんと、そのお友達になられたという方の論文が。
お会いする前からお世話になっていた関係だったようで、クライアントさんと私とで大笑いしました。
こんなエピソードは、珍しい話ではなく書類に真摯に向き合うといろんな発見があるんですよ。
毎回いろんなドラマが生まれます〜。
個別フォルダ化〜厚み調整
ここまできたら、すでに探しやすい状態に進化していますね。
残す書類の目処が立つので個別フォルダを注文！今回はロハコさんですね、コスパ最強、強度よし、フォルダの出し入れがしやすいように、手を入れるところが段違いのデザインです。おすすめ。
これまでに一度しっかり分類したつもりの書類も、フォルダに挟む過程で「やっぱりこっち」とまだまだ整理され続けます。
個別フォルダは１センチの厚みになるように調整するので、量からの分類も進みますね。
どうしてもペラペラのフォルダもいくつか出現。苦戦しながらまとめきりました。
これが要、ファイル管理表の作成
管理表の作成は代行します。Excelに入力するのはフォルダに入れた時点でつけたタイトル。なので全体的に気になる箇所がないかも俯瞰してチェック。
双方向でやり取りして作り上げていきます。クライアントさんは一番初めに管理表(案)を送った時点で「これすごい！」と感動してくださいました。
ファイル管理表が完成したらラベル印刷です。
事前に決めていただいたご指定の5色です。
既成カラーは現在11色からお選びいただいております。
少ないですがフォント、字の大きさ、太さも選べますよ。
KOKUYO既成カラーは、自己メンテナンスしやすいのが特徴です。
導入完了！ビフォーアフター
完成しました。
↓ビフォーです。
↓こちらがアフター
ビフォーと比べるとかなりの省スペース化。
整理の力と、バーチカル管理だからこそですね。簿冊だとここまで変わらないです。
簿冊は管理状態を維持するのも難しい仕組みなので、維持管理が簡単なバーチカル式にできて一安心です。
ファイリングは効率化だけでなく、知的財産保護にもなりますね。
お疲れ様でした！
ご感想（お客様の声）
書籍購入で訪問サポートの特典あり
私のホームファイリングが実践事例として掲載されている
実践！オフィスの効率化ファイリング 長野ゆか著 同文館出版
書籍ご購入で管理表作成＆ラベル印刷が無料サービス（通常オプション）
※KOKUYO既成カラーのみになります
すでにお持ちの方も特典対象ですので公式LINEからお問い合わせくださいね。