私がホームファイリング上級生レッスンで書類の管理を真剣に学んだのは去年の夏。興味本位のビジュアル重視で始めたものの「書類整理大事！これで生活変わる！考え方変わって人生も変わる！」とかなりの効果を実感してしまいます。そして鼻息荒く導入サポート始動。これまで訪問やオンラインで17名の方のホームファイリング®︎導入をお手伝いさせていただきました。(進行中の方含む)
導入後の方へメンテナンスお手伝いします
去年の夏〜秋にかけて導入くださった皆様そろそろ見直したくなっていませんか？ファイリングは使い込むほど精度が上がります。せっかく手に入れた一生困らない仕組みをさらに使いやすく、人生のステージに合わせてメンテナンスにも対応していきたいと思っています。
導入後、使い始めて感じること
これまでずっと書類の管理方法がわからず自己流でなんとかやりこなしてきた方が、バーチカルファイリングという手法を取り入れるのはとても大変です。管理ではなく導入が大変なのです。今まで生きてきた一生分の書類（情報）と向き合うからです。そこをサポートするのが私の役目。導入後は「大変だったけど一緒だからやりきれた、これで書類の悩みから解放される」とみなさんにとても喜んでいただいています。
それでも初めての書類整理では「ここに入れたい」「これをグループにしよう」と考え尽くしたつもりでも、使い始めると「やっぱりこっちに入れたいかも」と気づいたり、必要なくなった書類や、追加で増える書類が自然とちょこちょこ出てくるものです。この管理で大丈夫と安心できたからこそ「やっぱりこれは不要だった」と考え改まる書類も出てきます（私も、あります）。
使いやすさを維持し、さらに進化させるために
このように感じるのはリバウンドではなく、考え方や生活の変化に伴うものです。だから「今」に合わせて情報管理もサクッと更新しましょう。導入して終わり！ではなくその先まで責任を持ってサポートしていきたくてメンテナンスメニューを作ることにしました。サービスリリース初期に導入された方からのご相談があったのもきっかけです。
メンテナンスを考えたきっかけ
モニターさんに現状をヒアリングしてから、今後サービス展開するために記録・検証にもご協力いただきました。
- うまく活用できているか
- どれくらいの変化があったか
- メンテナンスに要する時間
などを実際に更新作業を通して確認。まずは1年間しっかり管理・活用できていた！これが何より嬉しかったです。本当嬉しい。生活や心境の変化については下記。メンテナンスご依頼のきっかけにもなっています。
- 忙しくてちょっと溜めがちになっていた書類を片付けたい
- やっぱり不要と感じた、必要だったけど不要になった書類がある
- 新しく増えて住所がない書類もある
- 使ってみて分類の見直しがしたいところも少し発生
- 個人管理だった趣味や仕事の書類も追加したい
訪問時は紙袋1つ分ほどの行き場に悩む書類がたまっていました。サポートではまずこれを整理。要不要を見極めながらなんとなくグループに分けていきます。数が少ない場合の進め方です。幅約10センチ分の書類を整理しました。分類の見直しもしたいので、すでにフォルダに収まってる書類も全て出して一通り見直しをかけていきました。(40センチ幅)
スキルアップしています！2時間でメンテナンス完了〜
1年前に導入サポートした時と比べて要不要の判断スピードが格段にアップ！そして廃棄書類も10センチくらい出ました。約2時間で管理表更新まで完了。ラベルシールはオリジナルカラーなので後日発送となりました。ラベルシールを貼り替えて無事メンテナンス完了。ご協力くださったおかげでサポートメニューとしても今後提供できそうです、感謝！！ホームファイリング®︎をすでに導入済みで、うちもメンテナンスしたいー！という方はお気軽にお声掛けください。他のアドバイザーのサービスで導入された方も対象ですよ。
メンテナンスはオフィスミカサ認定のホームファイリング®︎提供者から導入された方に限ります。こちらでサービス提供者をご確認ください。それ以外の方はバーチカル管理されている場合でも、ホームファイリング®︎導入サポートからご利用ください。
メンテナンスサポートは今後進化します
実は現在(2022.01)、私自身がオフィスミカサ認定ホームファイリング®︎上級レッスンを再受講中です。我が家の書類をメンテナンスしながら、メンテナンスサポートのノウハウを習得することが目的です。今回は初回受講時にはキャパオーバーで取り組めなかったデータの片付けにもチャレンジ。紙の書類と同じように手順通りの作業です。こんなにも整ってなかったのかと反省中。誰に見せているわけでもないのに恥ずかしい気持ちでいっぱいです。胸を張って「データの管理もお任せください！」と言えるよう研鑽を積んで参ります。紙とデータが一元管理できた時の感動も伝えていきたいと思います。修了後はメンテナンスメニューもパワーアップさせる予定です。
ファイリングについて知りたい方は
講座やサポートで使用しているテキストです「実践！オフィスの効率化ファイリング」わかりやすくやさしい言葉で説明されているので読みやすくおすすめです。私も実践事例として掲載されています。まずは読んでみてください。さらに実践された方は、行き詰まったり答え合わせがしたくなった時は、ホームファイリング®︎初級講座や訪問サポートのご利用を検討ください。でもまずはLINEでご質問いただければ喜んでおこたえしますよ！！
長谷川の感想
一年経っても大きく崩れることなく、これまでと比べて格段に使いやすくなったという声を聞けたことがとても励みになりました。新しく増えた書類を分けて収納したい、一年たって不要と判断できるようになった書類がある、とホームファイリング®︎の効果を実感した上でさらに進化させたいと言ってくださったことが自信になりました。新婚さんなのでこれからどんどんライフステージも変化があると思います。その度にいつでも頼っていただけるような存在でいたいと思いました。