大阪市の整理収納アドバイザー、長谷川つぐみです。
ホームファイリング®️サービス実例のご紹介！
今回はオンラインサポート。
遠方の方や、育児中・介護中で訪問サービスは困難な方にも人気です。
コロナ禍の影響を受けないのでマイペースに片付けられます！
ご自宅リフォーム中・産前でのご依頼
クライアントさんはご3人目ご出産直前の共働き家庭です。
育休中に書類を整えたいとご依頼くださいました。
ご自宅リフォームのための仮住まい中でしたが、
新居にお引越しと同時にサポートスタート。
STEP０.書類を一箇所に集める
まずは家中の書類を集めることからスタート！
お引越しのタイミングだと集め忘れが起こりにくいのはメリットです。
ホームファイリング®️では、書類をモノではなく情報として扱います。
はじめにすべての情報（書類）を集めて全体を把握しておくことが大切。
あとから出てくると作業の二度手間、手戻りが発生してしまいます。
これから取り組まれる方はここポイントです〜〜。
特に忘れがちなのは実家に置いてきた書類や車に置いている書類。
しっかり確認しておきましょう。（私も経験者）
さて、書類が集合したらビフォー写真を撮りますよ。
お引越し時なので段ボールに詰めている状態です。
本や思い出のものも混ざっている方が多いです。
書類＝情報と捉えると、本や思い出は基本的に別管理。
でも「情報」として扱うものは管理対象として一緒にファイリング。
クライアントさんも子どもたちからの手紙や作品を厳選した上で
成長記録としてフォルダ化していきました。
また、「モノ」と判断しても収納方法としてのバーチカル管理が扱いやすい場合は
個別フォルダで書類と同じように立てて管理することができます。
例えば切手や封筒、クリアファイルなどの文房具はとても相性がいいです。
書類はこちらの造作棚に収める計画、リビングの一角です。
オンラインサポートでは書類の全量を把握したタイミングでZoomでお話しします。
お困りごとを伺い、目指すゴールを共有します。
導入スケジュールの確認や、作業の流れの説明もしますよ。
STEP1.不要な書類を廃棄する
クライアントさんはフルタイムワーママさんです。
この時点で産休に入られました。
時間の確保がしやすくなり勢いよく作業が進みます。
引越し後、そして産前、予定はたくさんあったはず。
それでも書類にも真摯に向き合い、作業の手を止めずに頑張る姿が嬉しかったです。
そして初めのステップ、書類の廃棄。
しっかり要不要の考え方や判断の基準をお伝えし、
安心してはじめていただきます。
Zoomセッション以外はLINEで質問や報告をやり取りしてすすめます。
メールやスラックでの対応も可能ですよ。
廃棄基準は自分で決める
早速ご夫婦で相談しながら家庭内でのルールを決めて、ほぼ全ての書類に保存年限を設定。
その一覧表を送ってくださいました。
これを見て驚き、感動。理由は、この後に作成するファイル管理表に似ていたから！
ホームファイリング®️サービスでは通常こちらで管理表を作成代行しています。
でも、これを作れるならご自身で作成される方がいいかも？
そんな思いが私にも沸々と。メンテナンスが簡単にできるようになるし
ホームファイリングの仕組みやメリットの理解が深まります。
保存年限表だけでなく、このほかにも各ステップでのご自身の考え方や
収納計画に関してもご自身で毎回まとめられています。
そして私と共有するためにいつも送ってくださっていました。
このやりとりからも、自作が向いていると判断しました。
これはモノの片付けと違ってファイリングの特徴のひとつですが、
どの家庭も完成写真はみなさん似ていて、必ず美しく仕上がります。
でも、そこへたどり着くプロセスは十人十色。
作業の取り組み方や進め方は少しずつクライアント様ごとに変えます。
STEP2.個別フォルダ化
要不要に分ける作業が終わり、必要な書類だけが残りました。
残す書類の全体量が把握できるとファイリング用品の購入です。
紙製のグレーのフォルダをご購入（PLUS)
ファイルボックスは無印良品のPP製で決定です。
廃棄しながら同じグループの書類に分けていたので個別フォルダ化はスムーズ。
ですが、理想の厚み１センチの調整はここから。
STEP.3 フォルダの厚みを調整しながら分類
１フォルダが薄くなりがちな方はお片づけ上手さんが多いです。
分けることが得意なほど厚みを持たせることが逆に難しい。
情報の種類が相当似ていないと同じフォルダにまとめるのが気持ち悪いから。
クライアントさんも厚み調整では時間をかけて合冊を進めました。
これは使いやすいバーチカルファイリングを完成させるために無視できない工程。
独学で導入してもうまくいかない場合でいくつかある原因のひとつです。
サポートでは情報の分類だけでなく量からの分類も徹底します。
今回は、次のステップの「管理表作成」とほぼ同時進行です。
STEP.4 ファイル管理表作成
通常のサポートでは、個別フォルダの厚み調整完了後に代行で作成します。
今回はフォルダ化と同時にご自身で一覧表を作られましたので、
活用することにして、改善の上、ファイル管理表として仕上げます。
自力作成の書類一覧表からファイル管理表へと進化させるためには
書類を「情報資産」と認識して管理するという視点が必要です。
Zoomで直接お話ししながら改善していきました。
どの工程もご夫婦で意見を出しあいながら作業を進めてくださるので
情報共有という視点においてもとても精度の高い管理表が完成しました。
管理表は奥様がメインで作成しましたが
「書類探しクイズ」で楽しみながらご主人もすぐに取り出せるかを常に確認。
「これで大丈夫！」と連絡をいただき次のステップへ進みました。
STEP5.ラベルシールを印刷する
ラベルシールの作成は、お好きな色を5色選んでいただきます。
1. KOKUYO製既成カラー
市販のラベルカラーなので自分でメンテナンスしやすい。11色。462通り。
2. オリジナルカラー
好みの５色を選ぶので世界に一つだけの特別感、60色。
組み合わせは約546万通り!!
管理表を自分で作成されたことから、
メンテナンスもなるべく自力でできることを意識して
今回は１を選択されました。
選んだ５色はこちら
分類を仕切る見出しガイドと、書類を挟む個別フォルダに貼るために印刷。
いよいよゴール間近です！
STEP.6 ラベルを貼る
オンラインサポートなので郵送で送付後、ご自身で貼付けます。
送ってくださった完成写真はこちら
さらに近づいてみましょう〜
仕切りガイドも差し込まれて個別フォルダ全てにラベルシールが貼られています。
すぐに書類が取り出せますね！
使用頻度の高い書類はリビングの造作棚に配置しました。
お友達が遊びにきた時に「すごい〜」と好評だそうです。
見た目が美しいだけじゃなく、もう書類探しで一生困らないシステム
まさに機能美とはこのことです。
ビフォーアフターです
書類が一目瞭然！一発で出し入れできるように。
ホームファイリング導入までのサポート期間
サポートは延５ヶ月間
1ヶ月目 厚み調整まで
2〜４ヶ月目 ご出産でお休み
５ヶ月目 完成
実質２ヶ月間で完成です。
厚み調整の連絡を取り合った翌日に
生まれましたのご報告
かわいい赤ちゃんが産まれて
また書類も変化の起こる時。
いいタイミングで導入いただきました。
ご感想
お休み期間に入られてからも
すでに書類が見やすくなっているとメッセージ
3人目、ワーママ、産後すぐで子ども会役員２期目
その書類がすぐに出し入れできることも
とても喜んでくださいました。
フォルダ化しだしたころから
みなさん「すでに探しやすい」と
感じ始められます。
いよいよラベル貼付の段階では
まるで卒業目前
サポート終了後のアンケートです。
まずは申し込んだ理由、悩んでいたこと
どんな人にこのサポートがおすすめか
ホームファイリング®︎サポートのよかったところ
サポート中難しかったところ
長谷川（私）の印象と全体のご感想
書籍購入で特典があります
・書類片付け講座
・訪問サービス
・オンラインサポート
「実践！オフィスの効率化ファイリング」がテキストとしておすすめです
書籍をお持ちの方には特典があります。
・ホームファイリングサービス
・ホームファイリングオンラインサポート
をお申し込みで通常オプションのラベルシール印刷をプレゼント！
（KOKUYO既成ラベルカラーのみ対応）
特典のご利用はお支払い前にお申し出くださいね。
講座の開催予定はTOPページに今後の予定を掲載。
ご都合合わない場合や、ご友人同士でクローズ開催希望の方へ
全ての講座でリクエストも受け付けています。
お問い合わせページ、またはLINEからお気軽にメッセージください。
ホームファイリング®︎で書類管理は一生安心！！