東大阪市でのオフィスファイリング導入事例です
| 社 名 | 有限会社 カプライ |
| 業 種 | 住宅リフォーム（設計・施工・管理）不動産売買サポート事業 |
| 創 業 | 1988年 |
| 所在地 | 大阪府東大阪市 |
| 従業員数 | 6名 |
| 依頼目的 | 書類を探すことが多く整理できていないのが気がかりだった |
| 導入まで | 6ヶ月間（12回訪問） 全回AD2名体制 |
きっかけ：長年の気がかりを解消したい
設立以来、書類の年度管理ができていないことが課題でしたが、税務に関わる文書は訪問前に一気に整理されました。発生年度ごとに分けていく中で、書類整理の大変さを実感されたそうです。社長自身が管理している書類は、経理文書のように単純に年度を軸にできない文書も多い。そのため設立以来ほぼ整理ができていないと。量が増えても棚を増やすのは朝飯前（業種柄）。棚の増設のおかげでしっかり収まっていました。でも収納を増やすだけでは、解決どころか放置すると深刻化します。元従業員の井上加奈子ADが、整理収納アドバイザーとして独立したのを機に、正式にファイリングサポートをご依頼くださいました。
対象書類：社長管理分・直近2年の税務に関わる書類
当初、社長スペースの書類だけの予定でした。でも他部門と混在していたり連動している部分も多く、営業担当や事務担当の一部、書籍、販促物やカタログも巻き込んだ「紙もの」を対象としました。経理部門は不要な書類は処分して、年度ごとに保存できていたので既存ファイルはそのまま簿冊管理。直近3年分だけは、今後の運用見直しも含めて個別フォルダ管理に変更しています。
写真はファイルの容量に合わせて綴じられた書類を、保存年限ごとに分解している様子です。契約書や引渡書をしっかり廃棄年度毎で管理します。
整理：設立以来、増え続けた文書を1枚ずつ目視確認
書類を探すことが常態化すると、原紙1枚の保管が原則であっても「こちらにも残したい」「念の為持っておこう」「何枚かコピーしておこう」とたった1枚の書類がどんどん増える現象が起きます。さらに複数の人が同じような管理をしているとあっという間に紙の山になります。増えた書類の整理は本当に大変。今回は情報の種類ごとにまず分けた上で、社長と営業社員様に廃棄判断をしていただきました。効率的に進めるために、整理の進み具合から作業手順の調整もしていきます。
リフォカタ 井上加奈子ADはカプライ様の元社員です。ファイリングで快適なオフィス環境を実現し、社長にこれまでの恩返しがしたいと熱い思いをいつも聞いていたので、一緒にサポートできることがとても嬉しかったです。井上ADは訪問日以外にも何度も事務所に足を運んで事務社員様のデスク周りのサポートをしたり、私にも進捗報告を都度送ってくれて、スムーズな進行の立役者です。
サポート前半は毎回たくさんの廃棄がでます。すでに整理が進んでいた経理部門を除くと削減率は70％です。
リスト化：情報をデータベース化する効果
大浦社長は経営だけでなく、現場も走るし、営業もこなすスーパーマンです。そのため書類管理における業務の分掌が曖昧になっていました。全ての文書をリスト化することで、事業の見える化が実現。客観的な視点を持つことで、仕事の整理にもつながっています。ここがファイリングの醍醐味です。
↑写真で私が手に持っているのがデータベース化された文書リストです。「なんとなく分類」ではなく「根拠を持って業務を分類」していくためには必須作業。ファイリングの要です。
5色のカラーラベル（KOKUYOフォルダーラベル）で分類を視覚的に表示します。サポートではここまでやり切ります。整理された状態を維持管理するためにも、色分けの効果はとても大きいからです。
モノ管理：同時進行で書籍や販促物、カタログまで
カタログも営業社員中心に全部出して、精査しました。最新だけ置いておけばいい、1冊だけでいい、というわけではないので残すもの全てに対して残す理由を明確にします。
分類も単純にメーカー別や設備別では分けきれませんでした。頭を悩ませたポイントです。いつも使用している方を中心に整理することが成功の秘訣。
書籍は厳選して社長に判断していただきます。販促物は定量管理ができるようラベリングに工夫をきかせました。
サポート時間：全9回✖️3時間×2名体制
社長の背中の壁面収納に無造作に並んでいた書類は必要なものだけに絞られました。デスク下段の引き出しの書類も整理できました。
井上ADの恩返しファイリング、大成功です。
ご感想：大きな変化を感じています
大浦社長
新しい事業が始動
カプライ様は3階建。2階が接客スペースでした。現在、資材スペースだった1階を改装して店舗スペースにされる工事中！！生まれ変わるカプライリフォームさん、楽しみです。
長谷川の感想
全訪問2人体制で井上加奈子ADと一緒にサポートしました。元従業員の井上さんがいてくれたので初回から和気藹々と作業に取り組めて感謝です。年末〜翌年6月まで、序盤は2週に1度、中盤からは月に一度の訪問でファイリングを導入しました。いつも訪問すると「おはよ〜今日もありがとう〜」と大きな社長の声が事務所に響き渡ります。日当たりがよく、掃除が行き届いた事務所で、心地よく作業ができました。このタイミングで事務所改装が入ることが決まり、ファイリングが間に合ってよかったです。どんな事業拡大にも対応できる書類管理の仕組み作りができました。
【この記事を書いた人】
大阪市の整理収納アドバイザー、ホームファイリング®︎初級講師の長谷川つぐみです。
お片付けにお困りの方の整理収納サポート、片付けの対象を書類に特化したホームファイリング®︎導入サポート、セミナー講師として片付けの効果と可能性を伝えるべく、活動しております。