【ファイリング実例】お客様にも安心を|サロンオーナー様の「もう待たせない」顧客管理システム

自宅サロンを運営する方の、お仕事&家庭書類のバーチカルファイリングが完成しました。ご依頼くださったのはプライベートサロンもりのいるかさんです。フリーランスで活躍される方は大切なお仕事の書類が日常生活に紛れ込みがちです。ホームファイリング®︎なら、仕事の書類も家庭の書類も同時に整えられるので、見違えるほど働きやすく、暮らしやすくなります。

もりのいるかさんとはNPO法人ミラクルウィッシュでの活動で出会い、ご縁が繋がりました。私の初めてのファイリング講座にもご参加くださり、すでに個別フォルダ管理にチャレンジされていました。

こんにちは大阪市の整理収納アドバイザー、ホームファイリング®︎初級講師の長谷川つぐみです。
お片付けにお困りの方の整理収納サポート、片付けの対象を書類に特化したホームファイリング®︎導入サポート、セミナー講師として片付けの効果と可能性を伝えるべく、活動しております。

きっかけ|1年前の書類講座

書類整理講座をきっかけに一念発起、個別フォルダを購入されました。グループに分けて管理をしていたものの、正解がわからず量も増え続けて徐々に収拾がつかなくなったそう。講座で学んだ方法で管理したいと、この度ご依頼いただきました。

とにかく書類がパッと出せない。自分の仕事の書類は出せるようにしていたのに、それも最近怪しく。捨てても良いものもたくさんあるだろうけど、判断が出来ず、時間を作って整えてもすぐに乱れます。そして足元に散乱…ストレス。今は長谷川さんに教えてもらった、個別フォルダで完璧に整理したい!と思っています。
とにかく足元に書類を置かず、場所を分かりやすく。出したいものをすぐ出せるように、スッキリしたいです。家に入っていただくのも恥ずかしいですが、意を決して(笑)お願いします。

ご依頼時ヒアリングシートより
訪問スケジュールと作業時間

ファイリングのみ合計4回訪問。プライベートサロンの運営書類とミラクルウィッシュの運営書類、お仕事も2種類お持ちです。2つは当初からしっかり分けて管理されており、さすがです。はじめはお仕事の書類だけをご依頼でしたが、敷地内に自宅とサロンが並んで建つため、家庭の書類と連動したものが多く混ざりがちでした。今サポートできる間に両方整えることをおすすめし、家庭書類も対象に変更。そのために作業の後戻りが発生し、宿題も増えたので大変苦労されました。でも書類の追加を発見するたびに、目を逸らさずに実直に向き合われます。ご多忙な中、隙間時間をみつけては頑張ってくださいました。初回訪問前の写真確認では2日で概ね完成と計画したものの、追加書類が多く、サポート時間は合計18時間になりました。(8ー12月)

初 回5時間
    全体把握と要不要に分ける
    必要なものを大きなグループに分ける

2回目
5時間
    家庭書類も作業対象に追加、要不要
    さらに分けて個別フォルダに挟む

3回目
5時間
    別保管書類を作業対象に追加、要不要
    個別フォルダの厚み調整

オンライン管理表作成のためのやりとり

4回目
3時間
    分類調整と全体確認、総仕上げ
    ラベル貼付・撮影・設置


宿題としてもご自宅で作業あり

ビフォー写真と事前ヒアリング

ヒアリング(どんな書類を持っていますか?)

私自身のもの(講座やセミナーレジュメ、所属団体の関連など)
家族のもの(取説、保険、子ども書類など)

ヒアリング(書類管理の現状)

とりあえずクリアファイルに…という状態ですが、まとまらないものもたくさん。私自身の仕事関係のものは優先的に整理をしてきたけど、最近それも出来ずに散乱してしまった状態です。とにかく収める場所を決めないと…。

↓こちらがビフォーです。主にお仕事書類です。すでに個別フォルダ管理に挑戦されていたので一部映っていますね。※追加書類が発生しているので全体量ではありません。

グループごとに仕分けます。この時点で明らかな不要書類や、重複書類は取り除きます。

整理は判断の連続|手を止めないために大切なこと

グループに分けるだけで何枚も同じ資料を持っていたことに気付いたり、これまでの活動の軌跡を感じたりと、発見の連続。判断を繰り返すので疲れる作業、しっかりサポートします。悩んだら判断のヒントになるご質問をしたり、その都度お声を掛けながら着実に進めます。この時点で完璧な判断はしなくてOK。必ず後の作業でも精査されますし、時間をかけすぎると手が止まります。全体把をしながら「これは後で考えよう」がでても大丈夫です。

ジャバラ式や、ポケット収納になっている簿冊ファイルも解体しました。

グループに分けたら個別フォルダに挟んで立てましょう

振り出しに戻る|書類が次々追加…

大学生のお子様の卒業証書や成績表がないので尋ねると別場所管理でした。「それも書類なんですね!」と驚かれています。ちょうど帰省中のご本人と一緒に確認できたそうです。他にも「あっ!」っと思い出すファイルが続々分厚いファイルを解体するのは「怖い」、でも勇気を出してやってみると「こちらの方がわかりやすい」と納得して進むもの。ご主人管理の資産系書類も追加され…この辺りが山場だったようです。家庭書類は日頃よく目を通す生活書類が整うと便利に感じますが、やはり資産情報が整ってこそホームファイリング®︎の威力を発揮!防災や終活といった観点で整えると「資産管理」と言われる意味がよくわかります。後退りしたくなりますか笑?向き合うために全力サポートしますよ。要不要を考える作業を通して所有資産の把握に繋がります。追加書類は多いものの、判断スピードが上がりますので迷う時間は短くなります。また、迷う書類はご主人と帰宅後に相談して決めるという流れがスムーズでした。ご家族で相談して共有する時間、大切ですね。後から聞くとご主人は職場でバーチカル管理をされているそうです。協力的なはずですね、さすがです。

2度目の訪問終了時の様子↓

サポートのしどころ|厚み調整〜管理表作成へ

2度目〜3度目の訪問は1ヶ月以上開きました。その間に追加書類をご自宅で分類くださいました。LINEで写真や説明のやりとりを何度も繰り返します。3回目の訪問前にほぼ全ての書類がフォルダ化され、均等な厚みになるよう調整するところからスタート。これは片付けのプロでも難しいと感じる方が多いです。でもここを追求すれば使い勝手が抜群に良くなります。「ホームファイリング®︎にしてよかった!」に繋がるよう妥協せずに取り組みました。私が管理表作成でパソコン入力作業中は、クライアント様は顧客管理の整理に没頭。時系列と頻度順が絡み合った並びでしたが、名簿順に並びました。記憶に頼らず、大切なお客様一人ずつの履歴が一瞬で取り出せるようになりました。突然の問い合わせにも一瞬で履歴を把握することができ、お客さまを待たせません。安心と信頼が生まれます。

これで3日目終了。入力作業中、玄米カイロを肩にかけてくださったのがとっても心地よかったです。クライアント様も一人で作業している時と違って前向きに作業をでき晴れやかな気分ですとお話くださいました。

いよいよ完成|仕上げのラベリング

LINEで何度も管理表のやりとり、妥協しません。家庭の書類も仕事の書類も一発で出し入れできるよう、ご家族が自分で出せるよう、完成させます。特に仕事の書類は、効率アップを目指して分類を何度も見直しました。完成後、ラベルを印刷後、最終日のサポートです。

最後にフォルダの厚みを再確認し、新しく増えた書類の対応を考え、ラベルをフォルダとボックスに貼付。薪ストーブの前で撮影〜。設置して完了!!

ビフォーアフター|これがホーム&ビジネスファイリング

ビフォーアフターはこちらです。

サポート前から個別フォルダをご使用でしたが、やはり徹底管理は段違い!使い勝手が上がりました。お手持ちのフォルダはそのまま使用して、不足分だけご購入です。

撮影→設置。家庭書類もこれで安心ですね。お疲れ様でした。

ご感想(お客様の声)
長谷川の感想

お忙しい中、通常のホームファイリング®︎+ビジネスファイリングで量が多く、夏〜冬にかけてゆっくり進行。前半は延々と要不要作業で、判断が難しい書類も多く、大変苦労されました。これまで何度も書類管理にチャレンジされた様子が、簿冊ファイルの種類の多さから感じとれました解体作業は初めは不安で怖いものです。でも試しにファイルから出してみると勢いがつき、作業も加速しました。出してみると違う書類が紛れ込んでいたり、同じ書類があちこちに入っていたり、不要な書類もたくさんありました。ファイルから出すことの意味を感じてくださったそうです。たくさんの学びの書類をお持ちで、これまで頑張ってきたことや、これから力を注ぎたいことなどお仕事の棚卸しにもなりました。顧客管理のカルテをはじめ、仕事の書類全てが整理されたことで、今後の活動の力添えになれたなら嬉しいです。もりのいるかさんのご活躍とお人柄を感じるサポートでした。

個人的には素敵なログハウスでの作業が癒し、ログハウス暮らしにいたったお話を聞くのも本当に楽しかったです。夏はエアコン不要、冬は薪ストーブのパチパチ音、温かい空気、薪の燃える匂いや炎のゆらゆら。全てが心地よくて「ずっとここにいたい〜」と名残惜しくご自宅を後にしました。最後に私も施術していただきました。人見さんのホットストーンは体も心もポカポカになります。

書籍購入で訪問サポートの特典あり

私のホームファイリングが実践事例として掲載されている
実践!オフィスの効率化ファイリング 長野ゆか著 同文館出版
書籍ご購入で管理表作成&ラベル印刷が無料サービス(通常オプション)
※KOKUYO既成カラーのみになります
すでにお持ちの方も特典対象ですので公式LINEからお問い合わせくださいね。

サポートを受けるよりも講座で学びたい方、ホームファイリング®︎の基本理論を知りたい方はオフィスミカサ認定ホームファイリング®︎セミナー(初級)へ。とにかく講座を受けながら実践して進めたい方は実践!ファイリング講座もあります。

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