フラットファイルを使わずに個別フォルダをおすすめする理由
こんにちは！
大阪市の整理収納アドバイザー
ホームファイリング®︎初級講師
長谷川つぐみです
お片付けにお困りの方の整理収納サポート、ホームファイリング導入サポートをしています。時々セミナー講師として正しい片付け方と整理収納が持つ可能性についてお話もしています。
なぜフラットファイルを使わないのですか？
日本で1番売れているファイル用品ってフラットファイルですよね（多分）。小学校の子ども達がよく使っています。オフィスでも定番の用品です。でもこれ、ホームファイリングでは使いません。なぜでしょうか？
- 穴を開けるのが面倒
- 必要な書類を取り出すのが面倒
- 廃棄のタイミングを逃す
つまり、管理が面倒だから綺麗な状態を維持するのが大変なんです。維持管理が難しくなると綴じているだけになります。綴じればまだ合格。綴じることさえ面倒になって溜めてしまいがちになるのが普通なんです。これでは大切な情報を活用できないですよね。
もしこれができているとしたら、めちゃくちゃすごい！のですが、本来ファイリングの目的って、綺麗な状態を維持することではありません。維持管理はただの手段。書類＝情報を必要に応じて活用していくことがファイリングの最大の目的です。時間と手間をかけて一生懸命管理するより、そこは簡単な仕組みにして時短で効率アップしたいですよね。
パイプ式ファイルやクリアポケット付きのファイルも同じです
パイプ式ファイルは紙のフラットファイルより出し入れしやすいですよね。でも穴を開けることは変わらないので、廃棄までをしっかり考えたシステム作りはやはり難しいです。そしてさらに…
- はさむ紙の量に関わらず背幅分のスペースが必要
- ゴミの分別が大変
- 価格が高い
じゃあ穴を開けないクリアポケットのファイルならどう？100円ショップでも購入可能ですが…
- ポケットへの抜き差しに手間がかかる
- 抜いたあと所々抜けた状態になる
- 新しい書類を追加するときに理想の位置に綴じれない
ということでこちらも管理は難しいです。ただし、見やすさは優れているので、発生・廃棄が頻繁に起こらない情報(レストランのメニューとか？)には向いています。家庭内の書類ではあまり出番がないかもしれません。
個別フォルダを選ぶメリットとデメリット
ホームファイリング®︎がわざわざ馴染みの薄い個別フォルダを選ぶ理由はメリットがたくさんあるからです。
- 穴を開けずに挟むだけ
- 省スペース化がはかれる
- 廃棄しやすい
- 分別不要(一部PP製品もあります)
省スペースで効率的、書類管理の理想が個別フォルダで管理するホームファイリング®︎です。でも実は、個別フォルダでの管理にもデメリットはあります。
- 使い方わからない
- イニシャルコストがかかる
- 店舗販売を見かけない
つまり、見様見真似やネットで調べてなんとなくでは導入しづらいのが現状です。メンテナンスは他のどんなファイルよりも簡単なのに、導入のハードルが高すぎるのです。プロのサポートなしでは効果的なファイリングを完成させるのは至難の業です。
だから私が講座やサポートを通じてホームファイリングの導入をお手伝いしています。
個別フォルダについて知る方法
ここまで読んで、個別フォルダを使用したバーチカルファイリングにチャレンジしたいと思った方へ、どんな方法があるかを紹介したいと思います。
【本で学ぶ】
一番簡単で手軽な方法。そしておすすめの本はこちら。「実践！オフィスの効率化ファイリング」です。オフィスと書いているので難しく感じるかもしれませんが簡単な言葉で説明されていてとても読みやすい。「片付けの基本」から「個別フォルダを使った管理方法」の利点やその手順、必要な用品のことまで全て網羅されています。また、データ管理に関心のある方も必読。書類とデータの共通点から管理の方法までたっぷり書かれています。私もこれを読みながらデータの整理に奮闘中です。
ちなみに、長谷川家のホームファイリングも導入事例として紹介していただいてますので、手に取られたらぜひ探してみてくださいね。購入はこちら
【講座で学ぶ】
「ホームファイリング®︎初級セミナー」株式会社オフィスミカサ認定講座です。個別フォルダの使い方をイチから学べる講座です。用品の使い方や手順だけでなく、納得してみなさんに導入してもらえるようホームファイリング®︎の効果をしっかりお伝えします。「オフィスの効率化ファイリング」をテキストに使用しています。
受講後は確実に行動に移せる内容ですので、バーチカルファイリングが気になりつつも一歩踏み出せない、そんな方に特におすすめです。初級編なので片付けに関する講座を受けたことがない方や、そもそも片付け大嫌いという方に向けた内容ですので安心してご受講いただけます。用品サンプルもついています。
フラットファイル管理をされている方も「私は受けちゃダメなんだ」なんて思わず、今後の書類管理を考えるためにもぜひ比較するためにもご受講ください。フラットファイルを無駄にせずホームファイリング化する方法もご紹介しますよ。ご案内はこちら
その他の講座はこちら
【サポートで導入する】
オフィスミカサ認定ホームファイリング®︎上級修了済の長谷川がご自宅に訪問してホームファイリングの導入をサポートいたします。最短で寄り道せずに完璧なシステムを導入したい方におすすめです。家族みんなで共有したい方、終活の一環として書類整理に取り組みたい方、お仕事の効率アップが目的で管理したい方におすすめです。出し入れが便利になるだけでなく、もしもの時も慌てずに済む安心感が手に入ります。ご案内はこちら
今回は個別フォルダを使う理由についてご説明しました。ひとつでも？が！になれば嬉しいです。