バーチカルファイリングという書類の管理方法をご存知ですか？書類の片付けと一言に言っても、いろんなやり方があるし、使用するファイル用品も異なりますよね。
このセミナーは、ホームファイリング®︎についての基礎を学ぶ講座です。「ホームファイリング®︎」とは、家庭にある書類を出し入れしやすく整えたり、書類の保管や保存、そして廃棄までを見通した運用をするための管理方法のことです。バーチカルファイリングというオフィスの書類管理の方法を土台にしており、株式会社オフィスミカサの登録商標です。今回開催したのは、そのホームファイリング®︎の基礎・入口となる部分。私が講師を務めるのは今回が初でした。
受講者の悩み「片付けても片付けてもリバウンドします」
本日の参加者は3名様。個々のお悩みを聞きながらの進行なので3名様定員の少人数開催です。受講後は、日頃の書類の困りごとに対しての答えが見つかります。また、他の受講者と悩みや解決策を共有できるので、さらに学びが深まり書類整理がスムーズに行えるようになります。今回は、受講前はお仕事の書類を整えたいと皆さんお話しされていました。
受講のきっかけやお悩みを聞いています。
・お料理サロン運営
自宅とアトリエで書類を分けて保管している。キャリアが長くなるにつれ専門分野が広がったり、方向性が変わったりで書類が増えました。サロン運営していく上での経営に関する書類もあるので大切な書類が管理できていないことに不安を感じています。自分なりに管理しているつもりだけど、そろそろ限界。定位置のない書類も含めて、バラバラになった書類をしっかり一元管理したい。
・子どもの発達インストラクター
自分の学びの資料が増え続けており、整理したい。ジャバラ式のファイルや、クリアポケット式のファイルで管理をしていても探し物をするので「収納する」だけになっていると感じている。細かく分けすぎてしまい、どうまとめればいいのかわからない。分ければ分けるほどモヤモヤしてしまう。自営業のご主人の仕事の書類もこの機会に整えたい。
・整理収納アドバイザー
片付けのプロなので書類整理は一通りできている。でも、活動開始後どんどん増える仕事の書類が少しずつ探しづらくなってきたので改めて学び直したい。分け方が「なんとなく」になってしまっているので明確になれば「時短効率化」「ストレスからの解放」につながると期待している。
受講後必ず実践するために「書類整理は仕分けが命です」
セミナーを受講して、「いい話が聞けた」で終わって欲しくない。必ず、何か１つでもいいから行動、実践に移してほしい。受講をきっかけに片付けを進めてもらいたい。その一心でお伝えしています。
- 書類が片付くとどんな効果があるか
- なぜうまくいかないのか
- どう取り組めばいいのか
「やる気になってもらうこと」「やり方をわかってもらうこと」に力を注いでいます。「やり方」についてはモノと同じで書類も整理が大事だということをお話しします。
- モノと書類の片付けの違い
- 書類の要不要をどう判断するか
- 分類の大切さ
事例を紹介したり、受講者みなさんのお悩みをシェアして一緒に考えます。受講後、実際に書類を目の前にした時に必ず作業が進むよう「手が止まってしまう原因」を一つずつ、すべて解決していきます。
事前送付の用品キットを使って個別フォルダの使い方も確認
ホームファイリング®︎初級セミナーでは、ファイル用品のサンプルを事前送付します。受講の時には一緒に個別フォルダを開いてみたり書類を挟んでみたり。用品紹介だけでなく、しっかり使い方まで習得していただくので不安なくバーチカルファイリングに移行していただけます。
テキストは「実践！オフィスの効率化ファイリング」です
講座で使用するテキストは「実践！オフィスの効率化ファイリング」です。受講後、実践していただく時に配布資料とともにテキストで学んだことを復習しながら確認していただけます。(購入は必須ではありません)
受講者のご感想「実践につながる講座でした」
キャビネット2台分の個別フォルダ内の書類の整理をしました。カテゴリーに分けて、色つけして、と思いつくままでしたが、その時に今回学んだ知識があれば、楽だったなぁ〜！と思います。学べば、凄いスキルが身につきますね。まずは自宅の書類を個別フォルダにしたいと思います。出会えてよかったです。
受講の目的は勉強している資料など、種類が増え整頓してるつもりが、探し物をしているので、それを解消するためでした。 講座で１日１０分、あとちょっとやりたかったを続ける。 やりたい所からやってみる。 その言葉が背中を押してくれました。
受講した日は、手紙を整理したくなり、身内、仕事関係、友だちなど分類し、それだけでスッキリしました。 次の日は使っていないポイントカードやメンバーズカードを置いていたのを廃棄しました。 もう使わないクレジットカードの解約もしました。
バーチカルファイリングにしよう思いました。 今困っているのは自分の書類よりも家族のスペースだと気づけました、そこが整うと気持ちが楽になる。 受講すると優先順位が本当はどこにあるのかが見えてきました。 整理収納は自分と向き合う時間になると思いました。
それぞれが受講をきっかけに、書類整理に対して踏み込んで考える時間を持てたようです。早速目の前の書類(情報)整理に手をつけてくださった方もいらして嬉しく思いました。
受講者特典があります
講座を受講いただいたあとにホームファイリング®︎サポート(訪問・オンラインとも)をお申し込みくださった方には、通常オプションのファイル管理表の作成とラベル印刷を特典としてプレゼントいたします。訪問サポート検討中の方も、本講座を先に受講されるとスムーズに導入できますので、ぜひご検討ください。
長谷川の感想
今回は認定講師として初登壇でした。これまでも書類整理の講座は開催してきたし、ホームファイリング®︎のよさを全力でお伝えしてきました。でも認定講座としてお伝えしていく立場になったことで、さらに責任感が増し、改めて背筋の伸びる思いです。これからも「正しい情報」を「よりわかりやすく」、そして「書類に悩む方を1人でも多く、1日でも早く、減らしていくこと」に力を注いでいこうと誓った初登壇でした。集合写真の撮り忘れが心配でしたが、無事初開催講座の記念撮影ができてホッとしています。
今後は定期的に開催していきます。関心があるのに日程が合わない方は遠慮なくぜひぜひリクエストしてくださいね。