5S管理シート(形跡管理シート)ってご存知ですか？
工場などの製造業やオフィスでの整理整頓に使われています
形跡管理に消極的だった理由
事務机の一番上段で文房具の管理に使うイメージが私の形跡管理の印象。以前から存在は知っていました。でも使っていませんでした。理由は
- 正直そこまでしなくても管理できている
- せっかくのスペースなのにちょっとしか入らなくてもったいない
- 「やってます」感が強くて気恥ずかしい
- 一発勝負で失敗したら無駄になる(と思ってた)
- そもそもどこに売ってるのか知らない
こうやって並べると全然いいイメージを持っていませんね笑。5S活動を彩るパフォーマンスでは？と軽く思っていたのです（反省）
枚岡合金工具株式会社での5S研修会で実物を見る
とはいえ、職場整理収納アドバイザーとして活動している私。オフィスの環境改善に携わり、働きやすい職場を増やしたいと思っている手前、食わず嫌いはいけません。
その頃、大阪市生野区の枚岡合金工具株式会社で5S研修会に参加しました。そこでサンペルカという形跡管理マットの紹介があり、工場や事務所内を見学した時に実物も拝見しました。便利だということを若手の社員さんが力説してくれました。
なにより社員の皆さんが楽しんで改善活動に取り組んでらっしゃるのが印象的です。羨ましくなるくらいです。同じ取組をすればこうなれるのかな、でも床の塗り替えや屋根の張り替えは簡単に真似できない。まずはできることから、小さなことでいい。1つだけでいい、という思いで形跡管理に取り組むことを決めます。いきいきと働く人達に思いを馳せて、私も挑戦です。大袈裟ですが、本当にめんどくさがりなので、本気でこう思っていたのです。ちなみに枚岡さんには感銘を受けて2回見学に行っています。
カッターいらずの形跡管理シートの存在
5S研修会を教えてくださった石川県の尊敬する家村かおり先生（職場整理収納アドバイザー産みの親）に受講報告と決意表明をしたところ、なんとカッターなしで手軽に使える商品があるとのこと。一気に気楽になり、あっさり即実践。私は平日は会社勤務しているので、まずは職場の個人デスク引き出しから使い始めました。すぐにこれは便利だと気づきます。でも使いこなせている感覚はまだ持てず、自信を持ってクライアント様にご提案するまではできませんでした。
家村かおり先生の著書で形跡管理のファンに
時は経ち、家村かおり先生がオフィスの片付け本をご出版されました。その中で、丁寧に詳しく形跡管理についてご紹介されています。再度使い方を見直したところ、とても使いやすい。職場の形跡管理だけでなく、自宅ワークスペースと、子どもたち(4人)の共有デスクでも取り入れました。引き出しではなく、出しっぱなしの形跡管理です。本書にはどのような用品が形跡管理に向いているか、使いやすく配置するコツも詳しく解説されています。これまで「自信を持って提案できない」と思っていたポイントが全て解決しました。引き出しの中の管理がメインだと思っていましたが、出しっぱなしにこそ威力を発揮するのを実感しています。すっかり形跡管理ファンになりました。
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※秒で探せる・戻せる「実践！オフィスの片付け」家村かおり(同文舘出版)
クライアント様に形跡管理をご提案できるように
すっかり形跡管理の魅力に夢中になり、クライアント先でも提案・導入できるようになりました。サポート中の歯科医院では、10室以上の診察スペースがあり広くて動線が長くなります。そのため各チェアに一式必要なモノをセットしています。診療内容も多いためワゴンの中には収まらずにどうしてもカウンターに出しっぱなしになる事務用品や器具がありました。形跡管理シートは引き出しの中の管理のためにあると思い込んでいたので提案できずでしたが、本や実践で出しっぱなしの場所にこそ活きるを実感したので、ご提案できました。すぐに取り入れたいとのことで、まずは2つのユニットで導入しています。作業中は「めんどくさい仕組みになるのでは？」と心配していた一部のスタッフの方も、使い方を聞き、実際に配置されるのを見て「これなら戻せる」と喜んでいただきました。使いながら修正していけるのもこの管理方法のいいところなので、引き続きフォローしていく予定です。やっと自信を持って2S活動の手段のひとつとして提案できるようになりました。
職場でも自宅でもどんどん活用しよう
事務デスクの上段でしか使ってはいけないと思っていたのがもったいない。今では引き出しの中、デスクトップ、箱の中など形跡管理シートを活用しています。子どもたちもきれいに出しっぱなしを維持できているので、誰もが利用できる仕組みだなと実感しています。Amazon・楽天・アスクルなどで気軽に購入できますよ。一人では自信がない方は、オフィスでも家庭でもサポート可能ですので気軽にお問い合わせください。
今回は形跡管理シートをすすめる理由についてご説明しました。ひとつでも？が！になれば嬉しいです。次回は形跡管理シートを使うメリットや導入する際のポイントをお伝えします。