こんにちは大阪市の整理収納アドバイザー長谷川つぐみです。
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ただいま過去を遡っての記録中です。
オフィスミカサ認定ホームファイリング®︎上級コースについて(後編です)
受講のきっかけ〜厚み調整までを綴った前編はこちら
〜ホームファイリング®︎上級レッスンとは〜
2020年7月〜9月の３ヶ月間、オフィスミカサ長野ゆか先生のもとで
ホームファイリングサービスを導入したい片づけのプロ向けレッスンを受講しました。
自宅の書類で３ヶ月かけてホームファイリングを実践します。
その過程で、サービスとして導入するためのノウハウ・クライアント対応・ファシリテイト方法を徹底的にインプットします。
STEP4.ファイル管理表を入力する
ホームファイリングの醍醐味、ファイル管理表の作成です。
これがあると実物をガサゴソせずに書類の所在がわかりますよ。
家族と共有を目指す人には必須の要素です。
データベース化していく家庭でも整理は進みます。
分類の再編成もあちこちで発生してさらに精査されていきます。
ただの書類一覧表ではなく資産管理表としての役割を持たせていく作業です。
長野先生のアドバイスで作り込んでいき、行き詰まったところでフィードバックです。
ZOOMでExcelデータを共有しながら改善ポイントの指導を受けました。
私の課題は、自分の使いやすさに特化した管理表になっていた点です。
家族が管理表を見て大切な書類をスムーズに出し入れできるかという点で
配慮が欠けていたのが浮き彫りになっていました（笑）
管理表作成はポイントが多すぎて頭の中で複雑に絡み合いますが、
すっきりと収まっていく過程で頭の中も整理されていくのを実感できます。
私もオンラインでのサポートでこの方法を取り入れています。
クライアントさんがお持ちの書類・環境・思い・ご家族構成などいろんなポイントを加味して
世界に一つだけのファイル管理表に仕上げていきます。
サポートでは管理表は代行作成いたします。
「難しいなら無理かも〜」と思われた方はご安心ください。
STEP5.ラベルシールの印刷をする
いよいよ終盤です。ここまで来たら書類の出し入れはすでに一発でできます。
仮書きの状態だったフォルダタイトルや見出しガイドの分類名を、
ラベルシールで仕上げていくワクワクする工程です。
が、ここでも作業は難航します。
オリジナルカラーでの印刷のレベルが高度すぎること！！
何度も失敗を繰り返すので、ズレたままで貼り付けたものもたくさん。
あまりにもうまくいかずにもったいなく感じてしまいました。
もちろんクライアント様への納品はしっかり検品していますよ。
既成カラー(KOKUYO)をご選択の場合、料金がお得なのでそちらも人気。
詳しくはサービスお申し込み時に確認してくださいね。
ガイドラベルもフォルダーラベルを使用して印刷します。
ガイドに合わせてサイズ調整が必要です。
こんな感じで作業をしていますよ←YouTube
例外収納も採用しています。
クライアント様にも臨機応変に対応しますので
ファイルボックスを使わない方法をとることもあります。
我が家の場合は、扉付きの棚の中に保存する書類で、
自立するマチ付きフォルダをそのまま並べたものがあります。
棚の中だとフォルダラベルでタイトルを確認しづらいので
マチつきフォルダの側面にラベルライターで作ったシールを貼りました。
STEP6.フォルダラベル・ガイドを差し込む
見出しガイドにラベルシールを貼り付けて差し込みました。
こちらはイトーキ製の見出しガイドです。
現在サポートでは松村工業製のガイドを標準で使用します。
ファイルボックスのラベルはお気に入りを見つけてくださいね。
楽天ルームにもいくつか紹介しています。
もちろんテープライターで作成してそのまま貼り付けもOK
下の写真がテープライターでのラベル作成事例です。
ファイルボックスにもラベルを貼りますよ。
黒地にゴールドの文字にしたかったので、
選んだプレートに合うようにサイズ指定でExcelで印刷しました。
Excelでのラベルの作り方はYouTubeで紹介しています。
カラーの組み合わせ確認にも重宝します。
ボックスラベルを全てのボックスの同じ位置に貼るのも地味に難しいです。
こんな感じで簡易の貼付けガイドを作成して貼りました。
世界にひとつのホームファイリング®︎、いよいよ完成
納得、大満足のホームファイリングシステム導入完了です。
達成感が半端ないですね。機能美ファイリングですよ。
ビフォーアフター、まずはビフォー写真。
自分で完璧かなと思っていたなんてちょっと恥ずかしい。
そして下がアフター。実際の設置風景です。
保存書類は棚の中、日常書類はカウンターの上です。
扉の裏にファイル管理表を貼りました。
家族も自分で書類を出し入れできる仕組みが完成です。
事務作業が苦手な夫、幼い子どもたち、
みんなその気になれば自分で出し入れできます。
(その気にならず私に頼んでくることもあります笑)
ビジネス書に実践事例として掲載されました！
ホームファイリング®︎を教わった
オフィスミカサ長野ゆか先生の著書
「実践！オフィスの効率化ファイリング」同文館出版
に我が家のホームファイリングが実践事例として紹介されました。
ビフォーアフターの写真とともにレッスンの感想も掲載されています。
ご購入はAmazonはこちら、楽天市場はこちら。
私、長谷川のホームファイリングサポートをお申し込みいただき
書籍をお持ちの方には特典があります。
通常オプションの「管理表作成＋ラベル印刷代行」が無料です。
ラベル印刷はKOKUYO既成カラーのみの選択です。
ぜひ、ご活用ください！！！
ホームファイリングを全国に広めたい
オフィスミカサ認定ホームファイリング®︎上級コースを修了して
あらためて全国の書類に困っている方々へこの手法をもって
書類の片付けのお手伝いをしたいと強く思いました。
ただ収納の美しさを追求した書類整理とは全く違う、
書類＝情報と捉えた「資産管理」視点でのファイリング。
ご興味を持たれた方はぜひお問い合わせください！LINE