こんにちは。大阪市天王寺区の整理収納アドバイザー長谷川つぐみです。
書類の片付け・子育て家庭の片付けをメインにサポートしています。
今日はその中でも書類片付けのお話。過去を遡っての記録です。
私がファイリング専門でサポートすることになったきっかけである、
オフィスミカサ認定ホームファイリング®︎上級コースについて書きます。
ホームファイリング®︎上級レッスンについて
2020年7月〜9月の３ヶ月間、オフィスミカサ長野ゆか先生のもとで
ホームファイリングについて学びました。
上級レッスンは、ホームファイリングサービスを導入したい片づけのプロ向けレッスンです。
自宅の書類で３ヶ月かけてホームファイリングを実践します。
その過程で、サービスとして導入するためのノウハウ・クライアント対応・ファシリテイト方法を徹底的にインプットします。
ホームファイリングという書類管理方法について
そもそもホームファイリングって何？
ホームファイリングとは家庭の書類管理方法のひとつです。
まず書類を個別フォルダに挟んで分類します。そしてファイルボックスに垂直に立てて並べて収納していきます。オフィスファイリングが土台になった管理方法であることが大きな特徴。
オフィスファイリングと家庭の書類管理の違いは、書類を紙ではなく情報と捉える点。
ただ単に出し入れしやすい収納方法としてではなく、資産管理としての書類管理です。
書類の片付けを資産管理と考えると、全家庭でいつかは向き合うべき問題です。
無視していると、大きな問題となって次の世代へのツケとして引き継がれてしまいます。
クライアントさんの中にも、ご自宅の書類とともに親世代の書類も抱えてらっしゃる方が少なくありません。
そうなる前に、便利なだけでなく安心を手に入れることができる、それがホームファイリングです。
動画：ホームファイリングとは？もご覧ください。1分22秒です。
いよいよレッスン開始_まずは家中の書類を集める
初めに取り組むのは全体量の把握です。実は私、書類については困っている自覚なしでした。
ホームファイリングのビジュアルに惹かれて「あの見た目にしたいんだ」という不純な動機が受講のきっかけです。
片付けのプロとしては問題ですが、こんな人もいるよと気軽に関心を持っていただきたく告白します。
今は効果をしっかり認識して、ホームファイリングを広めていくことに全力を注いでいます。
さてまず現状把握です。
統一したファイル用品で管理はしていません。
保管目的の書類（主に資産に当たる部分）はタイトル付きのクリアファイルを使用。
これは、まだ片付けのプロになる前、整理収納講座に参加して家中を片付け始めた頃に買いました。
メリットはタイトルをつけているので探すことはほとんどなかったです。
デメリットはたくさんありました。
・タイトルの付け替えが面倒すぎる(6mmテプラ)
・書類を元に戻すのが面倒
・50枚単位でしか買えない
・1ファイル数枚しか書類が入らない
だから出しやすいけど戻しにくく、ついまとめてやろうと書類を積み重ねることに。
書類を紙（モノ）として管理していたのが用品からも分類からもわかります。
見出しつきクリアファイルの他にも、文具店や100円ショップ、インテリアショップでバラバラに購入した用品を使っていました。購入の基準は「いいな」と感じたかどうかの一点でした。
それでも実はこの状態は、さらに以前の状態と比べれば天地の差で整っていました。だから過去と比較して困っていないと感じていたんですね。
これがメインで収納していたスペースの全貌です。
この他にもキッチンや寝室にも置いていましたし、職場が在宅ワーク導入直後で仕事の書類も住所不定で持っていました。
それも集めるとこうなりました↓
結構多いなと感じましたが、ファイリング用品が統一していなかったことも多く感じた要因だと思いますが、当時は気づいていません。
廃棄と個別フォルダ化を同時進行で進める
長野先生に書類の全体写真を送ると、いよいよ書類の廃棄に入ります。
私は廃棄と同時進行で個別フォルダ化もしていくことになりました。
確実に余らない枚数だけを購入して、クリアファイルも併用しながら進めます。
個別フォルダは紙製を希望、色はグレーが好みです。インターネットで購入！
KOKUYOさんの個別フォルダに決めました。PLUSさんのものとも迷いましたが、
最寄りの文房具屋さんでKOKUYOさんのものが1枚単位で購入できるのが決め手でした。
楽天ルームにてファイリング商品のご紹介をしていますので参考にしてください。
書類には困っていないつもりでしたが、整理を進めていくと探していたものを次々発掘。
自分の管理の甘さに気づくことになりました。
サポートでもこういう場面はよく出くわします。あるあるなんだなあとつくづく。
お金が出てくる方は本当にたくさんいるので、書類が片付いてない方は臨時収入があるかも〜とご自身を奮い立たせてみてください。
廃棄した書類はこちら
高さでいうと約９センチの紙の山になりました。思ったより多くてショックでしたが(片付いてると思っていたので)、もっと多い方はたくさんいます。
そしてフォルダ化していったのはこちらです。
出だしはあまり厚みにこだわらずに直感で挟んでいきます。全体はこれ↓
ここまでで不要になったファイル用品はこちら
これからは個別フォルダ一択！用品選びに迷いがなくなるだけで時間とお金の無駄が減ります。
ここまでくるとすでに書類の探しやすさは段違いです。でももっともっと作り上げていきます。
１センチの壁、厚み調整
個別フォルダが力を発揮するためには中に挟む紙の量にも決まりがあります。
20〜80枚で厚みで言うと約１センチが理想です。私が当初求めていた美しさもここの要素が大きい。
自然と力が入ります！！めんどくさがり屋でこの辺は大雑把ということもあり、この工程は意外と苦労しなかった方。
それでも終盤は数枚の迷子書類に振り回されました。
どこにも仲間がいない〜、ここに入れるとそもそもの大きな分類にまで影響が及ぶ、ていうかこの書類不要かも…
あらゆるパターンを考えて調整していきました。
こんな感じで厚み調整も合格をいただきました！
いよいよホームファイリングの大きなポイント、管理表に取り掛かります。
少し長くなったのでこの続きは後編で！！