【ファイリング実例】書類もモノも片付いた｜家族が多いと書類も多い

書類を片付けようとしたらお部屋も片付いた！という実例です。

ホーム＆オフィスあわせてご依頼

ホームファイリング®︎導入事例のご紹介です。自宅とオフィスの書類を片付けたいとご依頼いただきました。ホームファイリング®︎はオフィスファイリングの考え方や手法を土台にしています。だから両方整えたいというご依頼も大歓迎ですよ。考え方の根っこは同じなので、混乱することもありません。むしろホームもオフィスもどちらも理解が深まります。お仕事がちょうど決算期で立て込んでいるとのことだったので、まずはご自宅からサポートになりました。

書類を集めるためにモノの整理を

書類を一箇所に集めていただくことから始めます。「この部屋に全部あります」とのことでしたが、カウンターの上や棚の中、箱に入っていたり紙袋だったり。複数の場所に分散されていたので集めるためには、モノの片付けも必須です。

書類もモノも片付けが両方進むのがホームファイリング®︎です。家庭内の全ての書類を管理の対象とするからです。学校の書類だけ、保険だけ、学びの資料だけ、といった一部の書類だけを管理するのでは真の情報管理とは言えません。

全書類を徹底管理するからこその情報管理。廃棄をするにしても、グループに分けるにも、正しく分けることができるのは全ての書類を把握した上で判断しているからです。書類管理＝情報管理と考えると自然と「家庭内の全書類が対象」になるはず。書類を全部出すために、部屋が片付いてしまうのも自然なことです。

なぜ片付けたいと思ったのか

書類とともに部屋が整う。整っていくうちにクライアントさんは自分の気持ちに気づき始めます。

「ここでアイロンや縫い物などの家事や、家計管理もしたいな。階下のオフィスでしている仕事もここでできたら理想」
「もともとこの部屋がこれまで物置部屋になっていたのは、ここに空調設備がなく過ごしにくかったからだった。使えない部屋だから、使わないモノ置き場になってしまったんだ」
「じゃあこの部屋にエアコンを導入したい！そのためにもしっかり部屋を片付けよう。そうか〜、今まで片付いてないから取付業者さんにもきてもらえなかったんだった。」

なぜ片付けているのかがどんどん具体的になります。具体的になるほど作業もぐんぐん進みます。お部屋のビフォーアフター写真を見てください。

これまではリビングでしていたアイロンやお裁縫、在宅ワーク、全部ここでできますよね。エアコンも取り付けてもらいましたよ。

書類は多め｜まずはざっくり分けます

⁡書類はご家族が多く、量があるので大変でした。でも最後まで丁寧に向き合っています。この部屋には本もたくさん置いています。本棚から溢れた本や雑誌が段ボールに詰められていたり、カウンターの上に積み上げられたり。書類とも混同している状態でした。本はどうしても手放せない。ヒアリングからおっしゃっていました。まずは書類と書籍を分ける。集めた書類はかなりの量です。写真もたくさん出てきました。こちらも写真だけでまとめておきます。

書類はざっくりと、保険・投資・健康・不動産・取説…と分けていきます。量が多いので一枚ずつ判断しながらだと時間がかかります。即時判断できる書類以外はまだ分けるのみ。

別のお部屋にあった書類も訪問のたびに思い出して集結しました。整理をしていると「これはオフィスの書類」というモノもたくさん出てきたので先にご自宅を着手してよかったです。家族個人で管理するモノも出てきたので「移動」や、カードや保険の解約など「未処理」の書類もたくさんありました。

なんでこんなに溜めちゃったんだろう、なんて初めは途方にくれておられました。時々出てくるお子様の小さい頃の写真を集めていると、子どもが小さい頃は毎日にいっぱいで書類を片付けるなんて無理でした、今だったんだなと思います。そんな気持ちの振り返りもありました。溜まった書類は家族の歴史ですね。一番盛り上がったのは16年前に撮った思い出の写真。ずっと探していたんだそうです。

訪問スケジュールと作業時間

家事室(収納大容量)のモノとホームファイリング®︎で合計7回(21時間)訪問。お仕事が多忙、お子さんが多くて家庭も超多忙。書類はボリュームが多いけれど、なかなか宿題は難しい。ということで訪問時のみの作業、ゆっくりめの進行です。(といっても判断はとても早く、スムーズでした)

初 回・3時間
全体把握と要不要に分ける・引出し整理。書類を集めながら、ざっくり分類

2回目・3時間
ざっくり分けて、要不要。 一部個別フォルダ化・カウンター下棚

3回目・3時間
3分の1くらいをフォルダ化。保険・取説・住宅・生活ほぼフォルダ化完了。オフィスに移動が20センチ幅ほど

4回目・3時間
フォルダ化(健康管理・おつきあい・思い出・おけいこ・レシピ)。年賀状の要不要に苦戦

5回目・3時間
厚み調整・各ご家族へ個人管理してほしいものが１ボックスずつ。管理表作成・空きファイル用品の処分・引き出し整理

6回目・3時間
訪問までにオンラインで管理表調整。生活の変化に伴い発生した新規追加フォルダも間に合いました。設置予定場所を含めた家事室内のモノ整理・追加書類あり

7回目・3時間
ラベル貼付・完成。棚の整理収納・動線を考慮した配置転換。本の整理

宿題としてもご自宅で作業あり(モノのみ)

モノの片付けが進み出した中盤戦

書類整理が進むとやはり目につく家事室内に溢れるモノたち。書類の合間を縫って少しずつ取り組んでいました。ファイリングの目処がついてからはモノ整理に時間を多く割いていきます。不思議と１冊も処分できなかった本がどんどん減っていきました。クライアントさんは「書類の要不要を繰り返したことでモノも判断しやすくなった」とお話しされていました。10年前のハワイのガイドブック、今行くとしても参考にしないですよねと手放されました。情報として判断していますね。一度も開いていない定期購読していたファッション誌も「服を買うときにこの雑誌は見ないです」と決断。参考書も「これをみて勉強することはない、新しいのを買います」など。買った時の思いや、まだ読んでいないかたもったいないという感情ではなく、いつ読むかを考えるだけで答えが出ました。そして書類もさらに判断力アップ。「思い出はひとつも離したくないと思っていたけど、これ1枚あったら可愛かった時のことを思い出せる、それよりこれから増える進路選択のための書類を整えてあげたい。子どもの未来を考えたらこちらの方が私にとって大切です。」と仰っていました。

姪っ子さんにと長く置いていたおさがりや、着ないけどなんとなく持っていた着物も訪問するたびに減っていました。「おさがり出てきたよと渡したら、まだこんなん持ってたん！と驚かれました」と笑。大容量の収納棚、1日（3時間）のサポートでできるかな？と思っていた場所も、ご自身で整理されていました。ほんの少し収納のアドバイスをするだけでOK。この家事室にエアコンが設置されたのはこの頃です。「今日は暑いから、初めてつけてみましょう」とエアコン杮落としに同席させていただきました。（よく効きすぎてすぐ切りました笑）

事前ヒアリング

ヒアリング（どんな書類を持っていますか？）
保険、人間ドックの検査結果、写真、書籍
子どもが多いので、それぞれの書類や写真、書籍、取扱説明書などが家事室に散乱

ヒアリング（書類管理の現状）
未開封の封筒ごと、あるいはクリアファイルで積み重ね
床に積み重ねて収納棚の扉が開かず、モノや書類の出し入れがしにくい
よく使う書類はひとまとめにしているので、場所はだいたい把握できている
本がなかなか捨てることができなくて困っているので、そこも解決したい

ヒアリング（ご希望）
家事室を綺麗に片付けて仕事や家事ができるスペースにしたい
バーチカルファイリングを導入したい

ビフォー写真〜経過〜ファイル管理表作成

↓こちらがビフォー＆経過です。書類を集めながら整理しています。

グループごとに仕分けます。この時点で明らかな不要書類や、重複書類は取り除きます。

大きくグループ分けをした後は、じっくり1枚1枚確認していきながらさらに分けていきます。未処理・オフィスへ移動・個人管理のため家族に渡す、廃棄以外にもファイルボックス8箱分の書類を省きました。

全ての書類が個別フォルダに挟まれました。各フォルダがおよそ1センチになるように精査。分類の見直しもかけていきます。まだまだ廃棄も出てきます。分類が確定したら見出しガイドを挿入して、全フォルダのリストアップをしていきます。ファイル管理表の作成です。リストアップすることで全体を客観的に捉えることができるようになります。分類やフォルダのタイトルのさらなる整合性がはかれます。リスト化してからも「こうやって眺めてみるとこの書類は不要だな」「この書類はこっちかも」が次々出てきます。追求していくことで、作成者以外も目的の書類を出し入れできるようになります。ここまで追求して初めて情報管理と言える仕組みができます。情報の管理ができているということは、資産の管理ができているということです。

ラベル貼付〜アフター写真

ラベルが貼られると凛としますね〜。

カウンター下収納に収まりました。レシピや調理家電の取説はキッチンへ、使用頻度の高い書類はリビングへ、など完成後に一部別場所設置になった書類もあります。その場合は保管場所も管理表に記載していますので、記憶に頼る必要はありません。

ご感想（お客様の声）

長谷川の感想

お忙しい中、宿題は困難でしたので作業は訪問中のみでした。宿題がある場合、LINEのやりとりが活発になります。双方の関係性も深まりやすいです。今回は訪問日確認などの最低限のやり取りのみ、モチベーションの維持は少し気がかりでした。でも毎回集中力はかなり高く、判断スピードも訪問のたび速くなりました。いつも顔を合わせた時に「何もできてないんです〜」「大丈夫ですよ〜」が挨拶がわりでしたが、終盤はモノの整理をサポート時間外にたくさん取り組まれていました。「お忙しいのに無理されたんじゃないですか」と聞くと「書類を判断するより断然楽です。鍛えられてます。」と笑って答えてくださいました。その言葉通り、モノの片付けも一気に進み、１冊も捨てられないと言っていた本は半減。家事室のアフター写真のカウンター下にこっそり映り込んでいるダンボールも、オフィスの訪問の時に「もう処分しました」と清々しいお顔でご報告。実は着物が入っていたので（手放しにくいモノの代表格です）、敢えて今は判断のお声がけしなかったものでした。
モチベーションの維持が気がかりだったと書きましたが、完全に安心できたのは管理表作成のときです。積極的に関わってくださり、その時点で思い出して追加した書類や、今後のご家族の生活の変化の見通しを立てたご提案がありました。少し先に発生しそうなフォルダの追加を申し出てくださったのはとても印象的でした。序盤でも「分けるだけでわかりやすくなった」と効果を感じてくださっていましたが、ホームファイリング®︎を自分ごととして捉えてくださっているのを感じられて嬉しかったです。
一番心に残っているのはやっぱりエアコンが導入されたこと。「物置部屋」と表現されていた空間が「ユーティリティて呼ぼうかな」と、物や書類が整って活用したいと思っていただけたのがうかがえました。エアコンの初運転の立ち合いもできて、そして効きが良すぎて寒くなって2人で笑ったのもいい思い出です。アフター写真を撮影してる時にポロッと「ブラインドがよれて、荷物が積み上がっているのが外から見て気になっていたんです。」とお話しされました。そんな気がかりもすっきり解消できました。
何年も探していた写真が書類の山から出てきたことや、ほかにもたくさんの印象に残る出来事がありましたが、話が尽きないのでこのあたりで笑。引き続きオフィスの作業も順調に進んでいます。ホームで磨いたスキルが活かされています。ふと振り返るとご自身でフォルダ化を進められていたのには驚きました。アドバイザー2名体制で効率よく進行中。また完成後、ご報告できたらと思います。

初級講座受講で訪問サポート特典あり

私のホームファイリングが実践事例として掲載されている
実践！オフィスの効率化ファイリング　長野ゆか著　同文館出版
ホームファイリング®︎導入の強力なバイブルです。

また、サポートを受ける前に講座で学ぶことで、実作業がスムーズに進みます。訪問回数が少なく済めば導入コストの抑制にもなりますし、受講後にサポートを申込みくださると割引特典もあります(詳細はお問い合わせくださればこっそり教えます〜)。訪問まで考えていないけどホームファイリング®︎の基本理論を知りたいという方も、まずはオフィスミカサ認定ホームファイリング®︎セミナー(初級)の受講をご検討ください。ご自身で実践した方の後押しをする実践！ファイリング講座は、初級受講者対象です。